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Quels critères doivent être remplis par un organisme de supervision ?

Par sa décision 01/2020 du 24 septembre 2020, le Secrétariat général de l’APD a adopté les critères d’accréditation concernant les organismes de supervision chargés de contrôler les codes de conduite. Chaque organisme de supervision doit réunir les critères établis dans cette décision.

Les demandes d’accréditation sont examinées à la lumière des critères d’accréditation adoptés dans cette décision. Dans l’application de ces critères, l’APD tiendra compte de manière flexible des spécificités des traitements de données à caractère personnel et des structures de représentation de chaque secteur.

L’accréditation en tant qu’organisme de supervision est seulement possible pour un ou plusieurs codes spécifiques et identifiés au préalable.

Pour une information plus complète relative aux organismes de supervision et aux codes de conduite, nous vous renvoyons aux Lignes directrices 01/2019 de l’EPDB adoptées à ce sujet. Vous pouvez aussi consulter notre bloc thématique dédié aux Codes de conduite.

Dans quel délai vous traitez ma demande ?

La demande d’accréditation est introduite en même temps que la date de soumission du projet de code de conduite pour lequel la structure souhaite devenir organisme de supervision.

La décision d’accréditation est communiquée à la structure concernée ainsi qu’au porteur du projet de code de conduite dans un délai de 8 semaines à compter de la mise en état du dossier. Le délai de 8 semaines commence donc à courir après que le Directeur du Secrétariat général a déclaré le dossier de demande d’accréditation complet. Dans le mois qui suit l’introduction de la demande, il informe le candidat organisme de supervision et le porteur du projet de code de l’éventuel caractère lacunaire ou incomplet de la demande d’accréditation. Le délai de traitement de la demande est suspendu jusqu’à obtention des informations nécessaires à la mise en état du dossier.

Dans le cadre de la mise en état, il tient particulièrement compte de la demande d’approbation de projet de code introduite à cette fin en parallèle de votre demande d’accréditation d’un organisme de supervision.

Le délai de 8 semaines peut être prolongé de 8 semaines dans les cas de dossiers complexes.

Comment introduire ma demande ?

Pour introduire votre demande d’accréditation, aucun formulaire ad hoc ne doit être complété. Vous devez néanmoins être attentif à joindre à votre demande l’ensemble des documents listés ci-dessous dans la partie « Procédure ».

La demande et ses annexes doivent être introduites dans l’une des 3 langues nationales ou en anglais dans le cadre d’une procédure d’accréditation pour un code transnational.

Annexes à fournir

Votre projet de code doit toujours être introduit avec les annexes suivantes :

1. Une note d’introduction sur votre organisme (forme juridique, capacité d’ester en justice et être tenu responsable légalement, lieu de votre d’établissement dans l’Espace Economique européen), en précisant si vous êtes externe ou interne au porteur du projet de code
2. L’identification de vos éventuels sous-contractants avec les précisions nécessaires à cet égard (notamment le fait que votre/vos sous-contractant(s) rempli(ssen)t les exigences retenues dans la décisions adoptant les critères d’accréditation du 24 septembre 2020)
3. Si vous avez déjà été désigné organisme de supervision, la décision d’accréditation vous concernant avec renseignement du/des code(s) de conduite concerné(s)
4. Une preuve de votre indépendance et impartialité envers les membres du code de conduite d’un point de vue juridique, financier et organisationnel
5. Une preuve de l’absence de conflit d’intérêts envers vos autres éventuelles missions ainsi qu’envers votre personnel
6. Une preuve des compétences requises pour la supervision du code relatives au cadre légal applicable, au secteur concerné par le code et à votre connaissance et expérience d’audit (ces preuves peuvent porter sur les diplômes et autres certifications de formations et/ou expérience acquise de votre personnel dans les domaines précités)
7. Une preuve que vous disposez des ressources nécessaire à l’évaluation et au contrôle de l’éligibilité des responsables de traitements et/ou sous-traitants qui souhaitent adhérer au code
8. Une preuve que vous disposez des ressources nécessaires à l’évaluation et au contrôle en continu de la conformité des membres du code avec les dispositions du code de conduite
9. Une preuve de la mise en place d’une procédure de traitement des plaintes détaillée dans le projet de code de conduite (par ex. une plainte des personnes concernées contre un membre du code)
10. Une preuve que vous disposez des ressources humaines nécessaires à l’accomplissement  de vos missions de supervision
11. Une preuve que votre personnel est bien soumis à une obligation de confidentialité dans l’exercice de ses missions
12. Une preuve de la stabilité de vos ressources financières
13. Une preuve de la mise en place d’une procédure de communication entre votre structure et l’APD pour la communication de votre rapport d’activité annuellement, de toute action prise dans le cas d’une violation du code dont vous assurez la supervision, et de toute modification substantielle de votre structure et/ou de celle de votre/vos sous-contractant(s)
14. Une preuve de la mise en place des procédures permettant de prendre en compte une modification du cadre législatif affectant substantiellement les dispositions du code de conduite