De functionaris in staat stellen om zijn taken in alle onafhankelijkheid uit te voeren
Krachtens de AVG moet de organisatie haar functionaris bijstaan door hem toegang te verlenen tot persoonsgegevens en verwerkingsactiviteiten, en de nodige middelen ter beschikking te stellen om zijn taken uit te voeren, en door hem in staat te stellen zijn deskundigheid te onderhouden.
Hoe complexer en/of gevoeliger de verwerking is, des te meer middelen aan de functionaris aangeboden moeten worden. In dit verband moet met name worden voorzien in het volgende :
- Actieve ondersteuning van de functie van de functionaris door het hogere management (bijvoorbeeld op directieniveau);
- Voldoende tijd voor de functionaris om zijn taken uit te voeren;
- Voldoende ondersteuning in termen van financiële middelen, infrastructuur (locatie, faciliteiten, apparatuur) en, indien nodig, personeel;
- Officiële communicatie over de aanwijzing van de functionaris aan alle medewerkers;
- De vereiste toegang tot de andere afdelingen binnen de organisatie zodat de functionaris van deze andere afdelingen de ondersteuning, input en informatie kan krijgen die essentieel is voor de volledige uitoefening van zijn taken.
De functionaris moet zijn functie in alle onafhankelijkheid kunnen uitoefenen. De AVG voorziet in verschillende waarborgen die de functionaris helpen om onafhankelijk zijn werk te kunnen doen:
- De functionaris ontvangt geen instructies hoe hij zijn taken moet uitvoeren;
- De functionaris kan niet ontslagen of gestraft worden voor de uitvoering van zijn taken;
- Er mag geen belangenvermenging zijn tussen de functionaris-taken en de eventuele andere taken of functies van de functionaris.
Vragen
De functionaris voor gegevensbescherming kan niet worden ontslagen om redenen die verband houden met de uitoefening van zijn functie als DPO. Dit betekent niet dat de DPO "onaantastbaar" is. Hij kan worden ontslagen overeenkomstig de nationale wettelijke bepalingen die op het gebied van bijvoorbeeld het contractenrecht, het arbeidsrecht of het strafrecht van toepassing zijn. De functie van de DPO kan worden beëindigd om legitieme redenen, in geval van diefstal, pesterijen of soortgelijke ernstige fouten. Het Hof van Justitie van de Europese Unie oordeelde in zijn arrest in de zaak C‑534/20 van 22 juni 2022 dat de DPO mag worden ontslagen als hij niet meer over de voor de uitvoering van zijn taken vereiste professionele kwaliteiten beschikt of als hij zijn taken niet overeenkomstig de AVG uitvoert.
De DPO kan echter niet worden ontslagen bijvoorbeeld als gevolg van het geven van een advies in verband met gegevensbescherming, van het vaststellen of melden van een schending van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker van een van hun verplichtingen inzake gegevensbescherming, of van zijn samenwerking met de toezichthoudende autoriteit.
De DPO kan ook niet worden gestraft wegens de uitvoering van zijn functie. Zo mag hij in zijn loopbaan binnen de onderneming niet worden gestraft om redenen die verband houden met de uitoefening van zijn functie, mag zijn loopbaanontwikkeling niet worden vertraagd en mogen hem geen voordelen worden geweigerd die andere werknemers ontvangen. Alleen al de dreiging van dergelijke sancties is voldoende, zonder dat deze daadwerkelijk hoeven te worden uitgevoerd.
Nee. Hij kan zijn functie als DPO uitoefenen naast andere activiteiten voor de organisatie (intern) of voor andere klanten (extern). Deze cumulatie mag echter niet tot een belangenconflict leiden. Het Hof van Justitie oordeelde in zijn arrest in de zaak C‑453/21 van 9 februari 2023 dat er sprake is van een belangenconflict bij de DPO in de zin van artikel 38.6 AVG als de DPO taken krijgt waarbij hij de doeleinden van en de middelen voor de verwerking bepaalt.