---

We raden u aan om de GBA eerst te contacteren met uw vragen of eventuele twijfels over uw ontwerp van gedragscode voordat u de gedragscode officieel indient. Eenmaal de gedragscode is ingediend, is de GBA gehouden om een positief of een negatief advies te geven op de gedragscode. Graag wijzen wij u ook op de informatie over gedragscodes die beschikbaar is in ons themadossier over gedragscodes.

Binnen welke termijn behandelt de GBA mijn aanvraag?

De aanvraag tot goedkeuring van een gedragscode doet u gelijktijdig met uw aanvraag bij de GBA tot accreditatie van het toezichthoudende orgaan voor uw gedragscode.

• Voor nationale gedragscodes

Het Algemeen Secretariaat brengt een positief of negatief advies uit over uw ontwerp van gedragscode binnen een termijn van 8 weken, te rekenen van de datum waarop wij uw dossier volledig verklaren. Dezelfde termijn geldt bij elke wijziging of uitbreiding van de gedragscode. Deze termijn van 8 weken begint te lopen nadat de Directeur van het Algemeen Secretariaat heeft bevestigd dat uw aanvraagdossier volledig is. Binnen de maand na het indienen van uw aanvraag tot accreditatie, informeren wij u over het al dan niet volledige karakter van uw aanvraag. De termijn voor de behandeling van uw aanvraag wordt opgeschort totdat u alle noodzakelijke informatie aanlevert om uw aanvraag te vervolledigen.
Bij het beoordelen van de volledigheid van uw dossier wordt rekening gehouden met uw aanvraag tot accreditatie van een toezichthoudend orgaan voor de gedragscode, die u gelijktijdig indient met uw aanvraag tot goedkeuring van de gedragscode.
De termijn van 8 weken kan verlengd worden met 8 weken indien uw aanvraag complex is. Wij brengen u hiervan op de hoogte.

• Voor transnationale gedragscodes

Binnen de maand na het indienen van uw aanvraag tot accreditatie, informeren wij u over het al dan niet volledige karakter van uw aanvraag. De termijn voor de behandeling van uw aanvraag wordt opgeschort totdat u alle noodzakelijke informatie aanlevert om uw aanvraag te vervolledigen.
Bij het beoordelen van de volledigheid van uw dossier wordt rekening gehouden met uw aanvraag tot accreditatie van een toezichthoudend orgaan voor de gedragscode die u gelijktijdig indient met uw aanvraag tot goedkeuring van de gedragscode.
Binnen een periode van acht weken (verlengbaar met 8 weken voor complexe dossiers) zal de GBA onderzoeken of gedragscode in overeenstemming is met de AVG en de criteria van de richtsnoeren van het Europees Comité voor gegevensbescherming (ECGB). Na afloop van dit onderzoek stelt de GBA de aanvrager op de hoogte of de Europese samenwerkingsprocedure al dan niet kan worden opgestart en desgevallend de aanstelling van één of twee ondersteunende toezichthoudende autoriteiten.

Hoe brengt de GBA advies uit?

• Voor nationale gedragscodes

Na afloop van de termijn van 8 weken (eventueel verlengd met 8 weken bij een complexe aanvraag) brengt de GBA een positief of een negatief advies uit.
Bij een positief advies, zullen de GBA en het ECGB uw gedragscode registreren en publiceren op hun website.
Bij een negatief advies zal de gedragscodehouder zijn ontwerp van gedragscode moeten aanpassen aan de opmerkingen van de GBA alvorens een nieuwe aanvraag in te dienen.

• Voor transnationale gedragscodes

Wanneer de GBA van mening is dat de gedragscode in overeenstemming is met de AVG en de criteria van de richtsnoeren van het ECGB, start zij de samenwerkingsprocedure op en stuurt zij de gedragscode naar de ondersteunende autoriteiten (co-examinator(en)). Zodra de GBA de gedragscode heeft verstuurd, heeft/hebben de ondersteunende autoriteit(en) een maand om hun eventuele bezwaren en opmerkingen kenbaar te maken met betrekking tot de conformiteit van de gedragscode. Wanneer zij bezwaren hebben, zal de GBA deze  aan de aanvrager bezorgen.
Indien de GBA en de ondersteunende autoriteiten het erover eens zijn dat de gedragscode in overeenstemming is met de AVG en de criteria van de ECGB-richtsnoeren, stuurt de GBA, de gedragscode aan alle “betrokken autoriteiten”, zodat zij hun eventuele opmerkingen en/of bezwaren kunnen maken. Deze raadpleging duurt een maand. Wanneer de autoriteiten bezwaren hebben, zal de GBA deze bezorgen aan de aanvrager.
Indien de betrokken autoriteiten geen bezwaar maken, doet de GBA haar besluit en de relevante informatie toekomen aan het ECGB, die binnen acht weken een advies uitbrengt overeenkomstig artikel 64.3 van de AVG en artikel 10 van haar procedureregels, dat, indien de zaak ingewikkeld is, met acht weken kan worden verlengd.

• Vervolgens verstrekt het ECGB ofwel een gunstig advies over de gedragscode waarna de gedragscode wordt meegedeeld aan de Europese Commissie, die kan besluiten aan de gedragscode een algemene toepassing te geven. Daarna wordt de gedragscode goedgekeurd, geregistreerd en gepubliceerd door de GBA.
• Of het ECGB verstrekt een negatief advies over de gedragscode. In dat geval zullen de opstellers van de gedragscode rekening moeten houden met de opmerkingen van het EDPB als zij de gedragscode opnieuw willen indienen.

Hoe dien ik mijn aanvraag in ?

Om een aanvraag tot accreditatie in te dienen, moet u geen specifiek formulier invullen. U moet echter wel het geheel van documenten indienen die hieronder staan opgesomd in het deel “Procedure”.
De aanvraag en de bijlagen moet u indienen in één van de drie landstalen of in het Engels. Bij een transnationale gedragscode moet u ook een Engelse versie van de gedragscode indienen.

Te bezorgen bijlagen

U moet uw ontwerp van gedragscode indienen samen met de volgende bijlagen:

1. De ingevulde checklist
2. Een inleidende nota die op beknopte wijze de gedragscode toelicht en in het bijzonder wat betreft de toegevoegde waarde van de gedragscode, het materieel de (sector, de soorten verwerkingen, de leden van de code, type persoonsgegevens) en territoriaal (nationaal of  transnationaal) toepassingsgebied
3. De stukken die aantonen dat de gedragscodehouder representatief is voor de sector waarvoor hij een gedragscode indient
4. De stukken die aantonen op welke manier de gedragscodehouder betrokken partijen (zoals toekomstige leden van de gedragscode of betrokkenen, etc.) heeft geconsulteerd
5. Indien van toepassing: een rechtvaardiging voor de bevoegdheid van de GBA om op te treden als bevoegde toezichthoudende autoriteit voor een transnationale gedragscode
6. Indien van toepassing: een Engelse versie van een ontwerp van transnationale gedragscode