Toezichthoudend orgaan
Het toezicht op de naleving van een gedragscode wordt uitgevoerd door een orgaan dat een passende deskundigheid heeft over het onderwerp van de gedragscode en daartoe door de GBA is geaccrediteerd.
Een ontwerpcode wordt alleen goedgekeurd als deze een toezichtsorgaan aanwijst dat aan de vereiste criteria voldoet. Een van de belangrijkste vereisten is dat dit orgaan onafhankelijk is van de leden van de gedragscode waarop het toezicht houdt, of het nu gaat om een extern of een intern orgaan van de codehouder. Een voorbeeld van een intern toezichtsorgaan is een intern comité of afgescheiden departement binnen de codehouder. De codehouder kan ook een extern orgaan kiezen door het toezicht op de gedragscode toe te vertrouwen aan bijvoorbeeld een onafhankelijk auditbureau.
Dit orgaan moet ook door de GBA zijn geaccrediteerd. De aanvraag voor accreditatie doet u gelijktijdig met het neerleggen van de gedragscode bij de GBA. De GBA accrediteert het toezichthoudend orgaan indien het voldoet aan de accreditatiecriteria van beslissing 01/2020 van 24 september 2020. Meer informatie over de accreditatie vindt u hier.
De gedragscode moet ook mechanismen bevatten die het toezichthoudend orgaan in staat stellen om toe te zien op de naleving van de bepalingen van de gedragscode. Zo moet de gedragscode een mechanisme voor klachtenbehandeling bevatten en een ook een vorm van proactieve controle door het toezichthoudend orgaan zoals bijv. een doorlichting van (een deel van) de codeleden op gezette tijdstippen.
Artikel 41.6 AVG bepaalt dat de vereiste van een toezichthoudend orgaan niet geldt voor gedragscodes over verwerkingen door overheidsinstanties en –organen. Deze uitzondering verzwakt echter niet de vereiste dat de gedragscode toezichtsmechanismes moet bevatten die waken over een goede naleving van de gedragscode door bijvoorbeeld te voorzien in bepaalde auditmechanismes of vormen van rapportering. Tot slot kan u steeds een soort van toezichthoudend orgaan aanduiden ook al vereist de AVG dit strikt genomen niet.
Het Algemeen Secretariaat van de GBA heeft met haar beslissing 01/2020 van 24 september 2020 criteria aangenomen voor de accreditatie van de toezichthoudende organen belast met het toezicht op de naleving van gedragscodes. Elk toezichthoudend orgaan van een gedragscode moet aan deze accreditatiecriteria voldoen.
De aanvraag tot accreditatie wordt beoordeeld in het licht van de accreditatiecriteria in deze beslissing. Bij de toepassing van deze accreditatiecriteria houdt de GBA op een flexibele manier rekening met de specifieke kenmerken van de verwerkingsactiviteiten en vertegenwoordigingsstructuren in elke sector.
De accreditatie als toezichthoudend orgaan is uitsluitend mogelijk voor één of meerdere specifieke (lees: op voorhand geïdentificeerde) gedragscodes. Het ontwerp van gedragscode en de vraag tot accreditatie van het toezichthoudend orgaan legt u gelijktijdig voor aan de GBA ter goedkeuring.
Vragen
Neen.
Maar de GBA moet bij haar handhavend optreden wel rekening houden met de maatregelen en sancties die het toezichthoudend orgaan al heeft opgelegd.
Ja.
Niets belet dat de gedragscodehouder ook de accreditatie aanvraagt bij de GBA om op te treden als het toezichthoudend orgaan voor de gedragscode.
Natuurlijk zal de gedragscodehouder dan moeten voldoen aan alle vereisten die enerzijds gelden voor gedragscodehouders (bijv. vereiste van representativiteit) en anderzijds voor het toezichthoudend orgaan (zoals bijv. de vereiste van onafhankelijkheid).
Ja.
De accreditatie van het toezichthoudend orgaan is steeds verbonden aan een specifieke gedragscode. Eenzelfde entiteit kan meerdere malen geaccrediteerd worden door de GBA voor verschillende gedragscodes.
Echter, het feit dat u een accreditatie ontving voor één specifieke gedragscode houdt geen garantie in dat u voor andere gedragscodes ook geaccrediteerd wordt als toezichthoudend orgaan.
De GBA onderzoekt elke aanvraag tot accreditatie geval per geval en zal steeds rekening houden met de specificiteit van elke gedragscode waarvoor u de accreditatie als toezichthoudend orgaan aanvraagt.