Loongegevens
De loongegevens zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG. Een werkgever beschikt over loongegevens van zijn werknemers omdat hij verplicht is de prestaties van zijn werknemers te vergoeden.
Deze persoonsgegevens worden door de werkgever niet alleen verwerkt met het oog op de vergoeding van de prestaties, maar ook voor de loonadministratie, in overeenstemming met een aantal wettelijke verplichtingen die de werkgever in dat verband heeft.
De werkgever is verplicht zijn werknemers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens voor zijn loon- en personeelsadministratie.
Voor de loonadministratie van het personeel gaat het bv. om:
- gegevens verzameld bij sollicitaties (opleiding, ervaring, ...) ;
- gegevens die nuttig zijn voor het bepalen van het loon, met inbegrip van het variabel loon en de evaluatie van de prestaties, de premies, de groepsverzekering, ... ;
- relevante gegevens voor de toepassing van de sociale en fiscale wetgeving (bv. de gezinssituatie);
- gegevens die nuttig zijn voor het beroep (uurroosters, functieomschrijving, overeenkomsten, doelstellingen die de werknemer in zijn functie moet bereiken, vaardigheden die hij moet bezitten of verwerven, ...) ;
- opleidingsgegevens (gevolgde opleidingen, geplande opleidingen, opleidingsbehoeften, ...) ;
- gegevens over de loopbaanplanning, ...
Deze informatie kan aan de werknemers worden meegedeeld via een publicatie op het intranet, via een e-mail, via de loonfiche, het arbeidsreglement, ...
Het kan ook gebeuren dat de werkgever persoonsgegevens aan derden moet verstrekken voor de uitvoering van het personeelsbeheer en de loonadministratie of voor de correcte toepassing van de sociale wetgeving en de arbeidsvoorwaarden, zoals een sociaal secretariaat, opleiders, consultants enz. De werkgever moet de werknemer ook een lijst van deze ontvangers bezorgen.
Gezien een dergelijke publicatie in het privacyrecht in principe wordt beschouwd als inmenging, moet bijzondere aandacht worden besteed aan het vinden van het juiste evenwicht tussen de noodzaak van dergelijke transparantiemaatregelen en het respect voor de privacy van de managers.