De regeling van waarschuwingssystemen conform de privacyregels
Een waarschuwingssysteem verwijst naar het geheel van interne procedures waarmee het bestaan van een specifiek misbruik binnen het bedrijf of de overheid kan worden gemeld (wie kan wat melden, aan wie moet het worden gemeld, hoe moet het worden gemeld, ...). Deze procedure geeft dan aanleiding tot een onderzoek.
Het is evident dat het ontvangen, beheren, analyseren, bestuderen en verwerken van dergelijke meldingen kan en zal resulteren in de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG. De regelingen van de professionele interne waarschuwingssystemen moeten bijgevolg in overeenstemming zijn met de AVG.
Zo zal een melding van ongepast gedrag door een collega bv. leiden tot de verwerking door de werkgever van persoonsgegevens van zowel de klokkenluider als de aangeklaagde persoon.
Op dit moment is er nog steeds geen Europese wetgeving die de klokkenluiders officieel beschermt. Het Europees Parlement heeft een richtlijn aangenomen over de bescherming van personen die inbreuken op het recht van de Unie melden, maar die is nog niet in werking getreden. Ze zou uiterlijk op 17 december 2021 worden omgezet. In België bestaat er een bescherming, maar alleen voor werknemers in de federale overheidssector, dankzij de wet van 15 september 2003 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheden door haar personeelsleden. De reikwijdte is dus beperkt.
Bij gebrek aan specifieke wettelijke bepalingen ligt de vrijheid van meningsuiting van de werknemer zodoende in balans met de plicht tot loyaliteit aan de werkgever.
Door dit rechtsvacuüm is het des te belangrijker dat de regels voor het instellen van waarschuwingsprocedures worden besproken, anders kunnen deze niet worden ondersteund binnen de organisatie.
De invoering van een dergelijk systeem impliceert een evenwicht waarbij de rechtmatige belangen van alle partijen (de organisatie, de klokkenluider en de aangeklaagde persoon) met elkaar worden verzoend.
In de eerste plaats is het van essentieel belang dat de werkgever een reeks preventieve maatregelen treft om ongepast gedrag van werknemers te voorkomen.
De werkgever moet dus nagaan of de bestaande vormen van toezicht zoals het gebruik van camera's, steekproefsgewijze controles, audits enz. niet reeds voldoende inzicht verschaffen in het niet-conform gedrag van werknemers.
De vraag rijst dan of een beroep doen op werknemers om de beroepsethiek van andere werknemers te controleren noodzakelijk is en, zo ja, of dit evenredig is.
In dit geval wordt de werknemer officieel verzocht deel te nemen aan de logica van de werkgever over de controle van de werknemers. De werknemer kan gevraagd worden tekenen van een niet-integere houding bij zijn eigen collega's op te sporen en te melden. Denk bv. aan kastekorten, kantoorbenodigdheden die verdwijnen, een overdreven aantal gewerkte uren, oneigenlijke onkostenaangiftes enz.
Elke werknemer wordt zo potentieel een controleur en/of wordt potentieel gecontroleerd door andere collega's. Deze manier van werken wekt uiteraard geen sfeer van wederzijds vertrouwen in de hand, noch tussen de werknemers onderling, noch tussen de werknemers en de werkgever. Bovendien moet rekening worden gehouden met de contraproductieve gevolgen die de voorgestelde maatregelen kunnen hebben voor de kwaliteit van de arbeidsrelaties en van het werk zelf.