Aanwerving van kandidaten

De AVG verbiedt in principe de verwerking van gevoelige gegevens.

Het gaat om de volgende categorieën gegevens met betrekking tot:

• ras;
• politieke overtuigingen;
• religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
• vakbondslidmaatschap;
• seksuele gerichtheid.

Dit verbod is gerechtvaardigd gezien de uiterst gevoelige aard van deze gegevens en de mogelijke schade die een ongecontroleerd gebruik van deze gegevens de kandidaat kan toebrengen. Er zijn echter uitzonderingen op dit principiële verbod. De verwerking van dergelijke gevoelige gegevens kan in het kader van de arbeidsrelatie en bij wijze van uitzondering mogelijk zijn wanneer dit voor de werkgever noodzakelijk is om zijn specifieke rechten en plichten op het gebied van het arbeidsrecht te kunnen vervullen.

Etnische registratie van kandidaten

In het licht van het noodzakelijkheidscriterium kan de werkgever in zijn personeelsbeleid rekening houden met de etnische gegevens van de sollicitanten om voldoende mensen van diverse origine aan te werven, zodat iedereen gelijke kansen krijgt op de arbeidsmarkt. Dergelijke etnische persoonsgegevens mogen vervolgens echter niet worden gebruikt voor een ander doel dan het doel dat wordt beschreven in de wetgeving die de werkgever toestaat etnische persoonsgegevens te verwerken. Bovendien moet de werkgever de kandidaat op de hoogte brengen van de wet waarop hij zich baseert wanneer hij naar zijn etnische afkomst vraagt, vermits er gevoelige persoonsgegevens worden verzameld.

Als de werkgever zich niet op de wetgeving beroept, mag hij alleen etnische gegevens gebruiken als de kandidaat hier uitdrukkelijk mee instemt. In dat geval moet de werkgever de kandidaat vooraf informeren over de redenen waarom hij de etnische afkomst wenst te kennen en wie daarvan later op de hoogte zal worden gebracht.

Vragen met betrekking tot de politieke opvattingen en religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen van de kandidaten

Vragen met betrekking tot een politieke mening of religieuze overtuiging zijn en blijven een verwerking van gevoelige gegevens en zijn dus in principe verboden.

Er is echter een uitzondering. Het verbod is niet van toepassing als de verwerking plaatsvindt in het kader van een aanwervingsprocedure die wordt uitgevoerd door een vereniging die actief is in de politiek, een vakbond of een ziekteverzekering of als het een religieuze of levensbeschouwelijke instelling betreft. In dat geval is de politieke opinie of de religieuze overtuiging daadwerkelijk verbonden met de aard en de omstandigheden van de functie. Het is bv. niet onlogisch een kandidaat-leraar katholieke godsdienst op een katholieke school te vragen of hij het katholieke geloof aanhangt.

Vragen over het lidmaatschap van een vakbond in het kader van een kandidaatstelling

Het lidmaatschap van een vereniging die actief is op het vlak van politiek, levensbeschouwing, godsdienst, ziekteverzekering of vakbond (en de rol die de kandidaat daarin speelt) is ook een gevoelig gegeven. Het is in principe verboden dergelijke gegevens op te vragen en te verwerken, zelfs als de werkgever het sociale engagement van een kandidaat wil kunnen beoordelen. Dit is een onevenredige inbreuk op de privacy van de kandidaat.Als de werkgever een toonaangevende organisatie is (bv. een politieke partij, een vakbond, een ziekteverzekering enz.), is het verzoek om deze gegevens en de eventuele verwerking ervan toch verdedigbaar. Dergelijke organisaties – gedreven door een duidelijke vakbonds-, politieke of religieuze visie – kunnen van hun leden eisen dat ze trouw zijn aan hun principes. Ze kunnen op zijn minst vragen of proberen te achterhalen of de kandidaat hun vakbonds-, politieke of religieuze beginselen onderschrijft.

Het is niet toegestaan een kandidaat te ondervragen over zijn gezondheidstoestand, tenzij voor specifieke functiekenmerken nog informatie over de gezondheidstoestand van de kandidaat nodig is om de geschiktheid van de kandidaat te beoordelen.

Dit kan het geval zijn als een medische aandoening de veiligheid van de werknemer, collega's of derden in gevaar kan brengen (een lijnpiloot is bv. best niet slechtziend).

Voor bepaalde functies, zoals een politieagent, omvat de selectieprocedure een gezondheidsevaluatie. Deze gezondheidsevaluatie vindt echter pas plaats aan het einde van de selectieprocedure en kan niet worden gebruikt om een keuze te maken. Het spreekt voor zich dat ook hier alleen rekening kan worden gehouden met gezondheidsgegevens die verband houden met de uitvoering van de specifieke functie.

Als een werkgever een geneeskundig onderzoek wil laten uitvoeren, is de AVG van toepassing. Het (laten) verrichten van een medisch onderzoek is immers een manier om informatie over de kandidaat te verzamelen en vormt dus een verwerking van persoonsgegevens.

In deze situatie is het de bedoeling gezondheidsgerelateerde gegevens en hun mogelijke invloed op de arbeidsprestaties te beoordelen. Omdat de verwerking van gegevens met betrekking tot de gezondheid in principe verboden is, mag een werkgever een kandidaat alleen vragen een medisch onderzoek te ondergaan als hij gebruik kan maken van een van de uitzonderingen die in de Kaderwet worden genoemd.

Een van deze uitzonderingen is de schriftelijke toestemming van de kandidaat. Een andere uitzondering is de noodzaak van de verwerking om te voldoen aan de specifieke rechten en plichten van de werkgever op het vlak van het arbeidsrecht.Een kandidaat vragen of ze zwanger is of vragen naar haar kinderwens is verboden omdat de werkgever deze informatie bij de meeste vacatures niet nodig heeft om een selectie te maken. Dergelijke vragen kunnen bij uitzondering toegestaan zijn als de in te vullen functie een gevaar vormt voor het ongeboren kind.

Volgens de AVG zijn dergelijke vragen in principe verboden.

Als het echter een beroep betreft waarvoor de wet vereist dat de houder over een blanco strafblad beschikt of niet veroordeeld mag zijn voor bepaalde zaken, kunnen deze vragen toch worden gesteld. In dat geval zijn ze namelijk noodzakelijk voor de correcte toepassing van deze wet. We denken hier bv. aan een politieagent of het personeel van een bewakingsbedrijf.

In dat geval moet de werkgever, zodra hij weet dat de kandidaat voldoet aan de integriteitsvereisten voor de vacante functie (omdat hem een uittreksel uit het strafregister is overhandigd), beslissen of hij al dan niet tot de aanwerving overgaat. Hij heeft er echter geen belang bij deze persoonsgegevens achteraf te bewaren.De verwerking (bv. het bewaren) van dergelijke gegevens is alleen mogelijk in een aantal gevallen die in artikel 10 worden genoemd. De toestemming van de kandidaat vormt in ieder geval geen rechtsgrond voor de verwerking van dergelijke persoonsgegevens.

Persoonsgegevens moeten in principe van de kandidaat zelf worden verkregen.

Als de werkgever echter informatie wenst te verkrijgen van derden, als verwerkingsverantwoordelijke, zal hij de toestemming van de kandidaten moeten krijgen om:

• hun gegevens te verzamelen,
• deze gegevens te verwerken voor wervingsdoelen (machtiging voor verwerkers die namens de werkgever optreden).

Daarnaast moet de werkgever de kandidaten ook altijd op de hoogte stellen wanneer hij informatie over hem opvraagt bij derden (dus zelfs als de kandidaat zijn toestemming heeft gegeven).

Volgens de AVG moet deze toestemming vrij zijn. Dit is niet het geval als de selectieprocedure wordt stopgezet of als de kandidaat een onderzoek van referenties weigert. Dit is een wettelijke 'instemmingsplicht'.

De kandidaat geeft zijn toestemming door een verklaring te ondertekenen waarvan hij de draagwijdte duidelijk kan begrijpen en die ten minste de volgende verklaringen bevat:

• zijn identiteit en de identiteit van de organisaties of de personen die de werkgever wil raadplegen;
• de aard van de gevraagde gegevens;
• de redenen voor het verzamelen van de gegevens;
• de periode waarin de toestemming zal worden gebruikt.

Als een referentiepersoon in het cv wordt vermeld, kan dit gelden als een toestemming van de kandidaat.

In ieder geval mag de werkgever de informatie die de kandidaat aan hem heeft doorgegeven niet systematisch bij derden controleren.Als een cv duidelijk hiaten vertoont, moet de werkgever de kandidaat eerst zelf vragen naar deze duidelijke 'lacunes' in zijn opleidings- en loopbaantraject. Pas dan, als de uitleg van de kandidaat over het onderwerp niet afdoende was, kan de potentiële werkgever overwegen gegevens van andere personen of organisaties te verzamelen, op voorwaarde dat de kandidaat daarvan vooraf op de hoogte is gesteld en daarvoor zijn toestemming heeft gegeven.

Bij geautomatiseerde persoonlijkheids- of psychotechnische tests moet er altijd een procedure zijn om de kandidaat zijn mening over de verkregen resultaten te laten kenbaar maken.

De AVG verbiedt immers een beslissing met juridische gevolgen te nemen ten aanzien van de kandidaat of een beslissing met een beduidende impact voor hem, bv. het besluit hem in dienst te nemen, uitsluitend op basis van een geautomatiseerde gegevensverwerking.

Verzameling van persoonsgegevens van kandidaten

De naleving van de AVG houdt met name in dat als het selectiebureau een dossier van een kandidaat samenstelt, dit dossier niet meer gegevens mag bevatten dan nodig is voor de vacante functie. Bijgevolg kan niet voor elke vacature dezelfde vragenlijst worden gebruikt, omdat voor de ene functie bepaalde gegevens nodig zijn en voor de andere functie andere. Bovendien kan het selectiebureau de kandidaat alleen om persoonsgegevens vragen als dit noodzakelijk is voor de werksituatie.

Vragen met als doel de opeenvolgende verblijfplaatsen van een kandidaat te weten te komen zijn niet relevant. Vragen in wat voor soort woning hij woont of dat hij een huurder of een verhuurder is, lijken meer een kwestie van nieuwsgierigheid dan van noodzaak.

Bovendien mag een selectiebureau geen vragen stellen die tot discriminatie van de kandidaat kunnen leiden. Het selectiebureau mag geen onderscheid maken op basis van leeftijd, seksuele geaardheid, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of handicap, enkel op basis van essentiële en bepalende beroepsvereisten.

Raadpleging van het dossier van de kandidaat

Daarnaast heeft de kandidaat het recht de persoonlijke resultaten van zijn interviews, tests en praktijkexamens in te kijken. Algemene gegevens die niet specifiek de kandidaat betreffen, zoals de voorgestelde en uitgewerkte algemene richtlijnen voor de resultaten, de geldigheid en de interpretatie van psychologische tests en de correcte antwoorden op objectieve tests, vallen niet onder het raadplegingsrecht.

Dit raadplegingsrecht biedt de kandidaat de mogelijkheid zijn recht op rechtzetting uit te oefenen.

Als een kandidaat zich beroept op het recht een kopie van het dossier te krijgen, wordt in de rechtsleer aanvaard dat dit geen algemene verslagen of testresultaten omvat die door het selectiebureau zijn opgesteld. De kandidaat kan dit recht doen gelden op basis van de specifieke regelgeving van de selectiebureaus en niet op basis van de Kaderwet, die alleen voorziet in een raadplegingsrecht.

Rechtzetting van het dossier

Volgens de AVG kan elke persoon gratis de correctie van onjuiste persoonsgegevens bekomen.

De kandidaat kan ook zijn recht op rechtzetting uitoefenen in verband met de evaluatie als hij het er niet mee eens is. Dit betekent niet dat hij dan zijn eigen beoordeling kan vervangen, maar hij kan wel aangeven dat hij het er niet mee eens is. Een 'slechte' evaluatie van de kandidaat immers in diskrediet brengen.