Sepotbeleid in het kort
De Geschillenkamer heeft een beleid ontwikkeld inzake het seponeren van klachten.
Wanneer uw klacht haar doorgezonden wordt, zal de Geschillenkamer allereerst onderzoeken of het technisch mogelijk is om in uw zaak een beslissing te nemen. Zo niet, dan zal uw klacht om technische redenen geseponeerd moeten worden.
Indien het technisch mogelijk is uw klacht te onderzoeken, zal de Geschillenkamer overwegen of het al dan niet opportuun is een inhoudelijke beslissing te nemen op basis van haar sepotcriteria om redenen van opportuniteit.
Indien u van mening bent dat uw klacht onder een van onderstaande omstandigheden kan vallen, wordt u verzocht het Sepotbeleid van de Geschillenkamer te raadplegen.
Technische sepots betreffen klachten die onmogelijk kunnen worden onderzocht/behandeld. De Geschillenkamer heeft zes technische redenen voor sepot in aanmerking genomen:
- Uw klacht is onvoldoende gestaafd met bewijzen voor het bestaan van een inbreuk op de AVG en het is duidelijk niet mogelijk om een dergelijk bewijs te verkrijgen
- De klacht is kennelijk ongegrond
- De AVG en andere wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens zijn niet van toepassing op uw klacht of een andere instantie is exclusief bevoegd om uw klacht te behandelen
- Uw klacht betreft een vermeende overtreding van vóór 25 mei 2018, of feiten die meer dan 5 jaar oud zijn
- De klacht heeft geen betrekking op een verwerking van persoonsgegevens die u aanbelangen, volgens de specifieke criteria die door de Geschillenkamer zijn ontwikkeld
- U heeft uw klacht ingetrokken
De sepots om reden van opportuniteit zijn voor aanpassing vatbaar en zijn afhankelijk van het strategisch plan van de GBA, dat de Geschillenkamer van jaar tot jaar verder verfijnt. De Geschillenkamer heeft 2 prioriteitscriteria vastgesteld, waarop de sepots om reden van opportuniteit zijn gebaseerd:
- Impact: het moet gaan om een verwerking van persoonsgegevens die een grote maatschappelijke en/of persoonlijke impact heeft. Voor de beoordeling van dit criterium baseert de Geschillenkamer zich op de 'checklist' voor het identificeren van verwerkingen met een hoog risico waarvoor een effectbeoordeling in overeenstemming met artikel 35 van de AVG vereist is.
- Efficiëntie: de tussenkomst van de Geschillenkamer moet relevant zijn in het licht van andere mogelijke actiemiddelen.
Het Sepotbeleid van de Geschillenkamer bevat 7 efficiëntiecriteria:
- U heeft niet vooraf een klacht ingediend bij de organisatie die uw gegevens verwerkt en/of u heeft deze organisatie geen redelijke termijn toegekend om te reageren
- Er bestaat een gerechtelijke of administratieve procedure die nog lopende is of werd afgesloten met een beslissing, waarvan het voorwerp de grieven van uw klacht omvat
- De gerechtelijke of administratieve beslissing is reeds genomen
- Er is een lopend gerechtelijk of administratief geschil
- Uw klacht is een nevengeschil bij een ruimer geschil dat moet worden beslecht voor hoven en rechtbanken en administratieve rechtscolleges of een andere bevoegde autoriteit
- Uw klacht is duidelijk buitensporig
- Uw klacht is niet voldoende gedetailleerd of wordt niet ondersteund door bewijs dat de Geschillenkamer in staat stelt te beslissen of er al dan niet sprake is van een inbreuk op de AVG EN uw klacht heeft geen grote maatschappelijke en/of persoonlijke impact
- Het voorwerp van uw klacht is verdwenen als gevolg van de maatregelen die door de verwerkingsverantwoordelijke genomen werden
- Een diepgaand onderzoek van uw klacht zou niet evenredig zijn, rekening houdend met bijvoorbeeld de middelen die nodig zijn om de klacht te onderzoeken, de kans van slagen van de klacht, of het aantal klachten dat over hetzelfde onderwerp wordt ontvangen